Alles, was Organisatoren und Ehrenamtliche wissen möchten – kurz und ehrlich beantwortet.
Heldenarbeit ist ein Koordinations-Tool – kein Recruiting-Dienst. Ihr bringt eure Community mit, wir sorgen dafür, dass die Koordination reibungslos läuft.
Ihr legt Aufgaben und Zeitabschnitte an, beschreibt sie verständlich – unterstützt von KI –, und ladet eure Freiwilligen per Link oder QR-Code ein. Die Freiwilligen sehen alle offenen Stellen und wählen selbst, wo und wann sie helfen. Das senkt die Anmeldehürde spürbar und erhöht die tatsächliche Beteiligung.
Wer noch kein aktives Freiwilligennetzwerk hat: Heldenarbeit macht es einfach, bestehende Kontakte – Vereinsmitglieder, Förderer, Fans – gezielt anzusprechen und einzubinden.
Langfristig planen wir ab der HeldenLiga die Möglichkeit, Veranstaltungen auch über unsere Website zu bewerben – und mit eurer Zustimmung über unsere Social-Media-Kanäle bekannt zu machen. Wir sind gerade dabei, das aufzubauen.
Ein einfaches Event – fünf Aufgaben, drei Zeitabschnitte – ist in etwa 15 Minuten einsatzbereit. Komplexere Veranstaltungen mit vielen Aufgabenbereichen und Beschreibungen dauern länger, aber die KI-gestützte Aufgabenbeschreibung nimmt den größten Teil der Schreibarbeit ab.
Sobald alles steht, verschickt ihr einen Link oder QR-Code – und die Freiwilligen tragen sich selbst ein.
Ein schönes Problem. Und ihr habt die Kontrolle.
Für jede Aufgabe und jeden Zeitabschnitt legt ihr eine Obergrenze fest. Ist ein Slot belegt, wird er automatisch als geschlossen angezeigt – ohne manuellen Eingriff. Wer zu spät kommt, sieht sofort, welche Stellen noch offen sind.
Ihr könnt außerdem die Anmeldung für das gesamte Event jederzeit mit einem Klick schließen.
Ja. Für jeden Kanal – Aushang, Newsletter, Instagram, WhatsApp-Gruppe – lässt sich ein eigener Anmeldelink oder QR-Code erstellen. Hinterher seht ihr, wie viele Menschen über welchen Weg zu euch gefunden haben.
Das macht künftige Planungen effizienter: Ihr investiert dort, wo es wirkt.
Nichts – ihr müsst nichts tun. Nach Ablauf der Veranstaltung verliert jeder QR-Code automatisch seine Gültigkeit. Wer ihn dann noch scannt, landet auf einer freundlichen Hinweisseite.
Habt ihr QR-Codes auf Papier gedruckt, empfehlen wir aus Umweltgründen, die Ausdrucke wieder einzusammeln.
Die angelegten Aufgaben bleiben erhalten. Die Zuordnungen der Freiwilligen zu ihren gewählten Zeitabschnitten werden jedoch zurückgesetzt – wer am ursprünglichen Datum Zeit hatte, hat das am neuen Termin nicht zwingend auch.
Heldenarbeit benachrichtigt alle eingetragenen Freiwilligen automatisch über die Änderung und lädt sie ein, sich für den neuen Termin erneut einzutragen. Eine Verschiebung ist ärgerlich genug – der Aufwand danach soll es nicht sein.
Datenschutz ist kein Kleingedrucktes bei Heldenarbeit – er ist Teil des Konzepts. Freiwillige melden sich per Link oder QR-Code an, ohne ein Konto erstellen zu müssen. Es werden nur die Informationen erfasst, die für die Koordination wirklich nötig sind.
Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und nach Ende der Veranstaltung gemäß DSGVO gelöscht. Ihr erhaltet als Veranstalter nur Zugriff auf die Informationen, die für eure Planung erforderlich sind.
Ja. Mit dem Tarif Heldenstart könnt ihr Heldenarbeit dauerhaft kostenlos nutzen – für Events mit bis zu zehn Freiwilligen. Das ist ideal, um die Plattform in der Praxis kennenzulernen, bevor ihr euch für einen größeren Tarif entscheidet.
Alternativ bieten wir eine persönliche Demo an, in der wir euer konkretes Event gemeinsam aufsetzen. Schreibt uns einfach.
ESG steht für Environmental (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (Unternehmensführung) – ein Rahmenwerk, nach dem Unternehmen heute von Investoren, Partnern und der Öffentlichkeit bewertet werden. Für Heldenarbeit ist das „S" besonders relevant: der messbare soziale Beitrag.
Unternehmen, die Mitarbeitende für Freiwilligentage mobilisieren, lokale Vereine unterstützen oder gemeinnützige Veranstaltungen ermöglichen, leisten gesellschaftliche Verantwortung – und können das mit Heldenarbeit auch dokumentieren.
Konkret unterstützt Heldenarbeit auf zwei Ebenen:
Koordination: Mitarbeitende werden per Link oder QR-Code einfach zu Freiwilligeneinsätzen eingeladen und einteilen sich selbst in Aufgaben und Zeitabschnitte – ohne bürokratischen Aufwand für HR oder Eventmanagement.
Dokumentation: Geleistete Stunden, Einsatzbereiche und Teilnehmerzahlen werden transparent erfasst. Das liefert eine belastbare Grundlage für ESG-Reports, CSR-Berichte oder Nachhaltigkeitskommunikation.
Für Unternehmen in der HeldenLiga bieten wir individuelle Reporting-Funktionen an, die sich direkt in bestehende ESG-Berichterstattung integrieren lassen. Sprecht uns an.
Nein. Kein Konto, kein Passwort, keine App. Du folgst dem Link oder scannst den QR-Code, den der Veranstalter mit dir geteilt hat – und trägst dich direkt für die Aufgabe ein, die dir zusagt.
Deine Daten werden nur für diese Veranstaltung verwendet und danach gelöscht.
Jede Aufgabe ist so beschrieben, dass du vorab weißt, was auf dich zukommt – Tätigkeit, Zeitaufwand, Anforderungen. Du wählst nur, was sich für dich richtig anfühlt. Nichts ist verpflichtend, niemand erwartet, dass du alles kannst.
Wer hilft, weil er will – und weiß, womit – hilft auch gut.
Ja. Über deinen persönlichen Link kannst du deine Anmeldung jederzeit stornieren. Der Platz wird dann wieder freigegeben, und der Veranstalter wird automatisch benachrichtigt.
Je früher, desto besser – damit jemand anderes einspringen kann.
Du wählst selbst, wann und wo du hilfst. Wenn du weißt, dass eine bestimmte Person zu einer bestimmten Zeit vor Ort ist – such dir einfach einen anderen Slot oder eine andere Aufgabe. Diese Freiheit gehört zum Konzept.
Falls es am Tag selbst zu einer unangenehmen Situation kommt: Wende dich direkt an die Veranstaltungsleitung. Die Verantwortung für das Miteinander vor Ort liegt beim Veranstalter.
Heldenarbeit ist eine Koordinationsplattform – die Versicherungsfrage liegt beim Veranstalter. Frag ihn vor deinem Einsatz: Haftpflicht, Unfall, Wegeunfall – was gilt hier für mich?
Gut zu wissen: Viele gemeinnützige Vereine und Organisationen in Deutschland sind über eine Ehrenamtsversicherung ihres Bundeslands oder Dachverbands abgesichert. In einigen Bundesländern greift diese automatisch, sobald du für eine gemeinnützige Organisation tätig bist.
Nein. Heldenarbeit ist ausschließlich für echtes Ehrenamt – das bedeutet: keine Vergütung, keine Aufwandspauschale, kein Arbeitsentgelt. Helfen, weil man es will, nicht weil man muss oder bezahlt wird.
Was Veranstalter gern tun dürfen: Freiwillige mit T-Shirts, Mützen oder kleinen Aufmerksamkeiten ausstatten. Das wird in der Aufgabenbeschreibung vorab erwähnt.
Du wirst direkt über die Plattform informiert – du musst nicht selbst nachfragen. Wir empfehlen Veranstaltern ausdrücklich, früh zu kommunizieren, damit du planen kannst.
Persönlich – das geht immer. Und Heldenarbeit macht es einfach, jemanden mitzubringen.
Du kannst für eine andere Person direkt einen zweiten Freiwilligen-Eintrag anlegen. Sie wird in die Helferliste eingetragen – und du übernimmst die Information. Keine E-Mail-Adresse nötig, keine Hürde für die andere Person.
So können Menschen, die gemeinsam helfen möchten, sich auch gemeinsam anmelden – egal ob beide digital unterwegs sind oder nicht.
Wir freuen uns auf ein kurzes Gespräch – unverbindlich und auf Augenhöhe.
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