Alles, was Organisator:innen und Freiwillige wissen möchten – kurz und ehrlich beantwortet.
Heldenarbeit ist ein Koordinations-Tool – kein Recruiting-Dienst. Du bringst deine Community mit, wir sorgen dafür, dass die Koordination reibungslos läuft.
Du legst Aufgaben und Zeitfenster an, beschreibst sie verständlich – unterstützt von KI –, und lädst deine Freiwilligen per Link oder QR-Code ein. Die Freiwilligen sehen alle offenen Aufgaben und wählen selbst, wo und wann sie helfen. Das senkt die Hürde zum Eintragen spürbar und erhöht die tatsächliche Beteiligung.
Wer noch kein aktives Freiwilligennetzwerk hat: Heldenarbeit macht es einfach, bestehende Kontakte – Vereinsmitglieder, Förderer, Fans – gezielt anzusprechen und einzubinden.
Langfristig planen wir die Möglichkeit, Veranstaltungen auch über unsere Website zu bewerben – und mit deiner Zustimmung über unsere Social-Media-Kanäle bekannt zu machen. Wir sind gerade dabei, das aufzubauen.
Eine einfache Veranstaltung – fünf Aufgaben, drei Zeitfenster – ist in etwa 15 Minuten einsatzbereit. Komplexere Veranstaltungen mit vielen Aufgabenbereichen und Beschreibungen dauern länger, aber die KI-gestützte Aufgabenbeschreibung nimmt den größten Teil der Schreibarbeit ab.
Sobald alles steht, verschickst du einen Link oder QR-Code – und die Freiwilligen tragen sich selbst ein.
Ein schönes Problem. Und du hast die Kontrolle.
Für jedes Zeitfenster legst du eine Höchstzahl an Freiwilligen fest. Ist ein Zeitfenster ausgebucht, wird es automatisch als geschlossen angezeigt – ohne manuellen Eingriff. Wer später kommt, sieht sofort, welche Zeitfenster noch frei sind.
Du kannst außerdem das Eintragen für die gesamte Veranstaltung jederzeit mit einem Klick schließen.
Ja. Für jeden Kanal – Aushang, Newsletter, Instagram, WhatsApp-Gruppe – lässt sich ein eigener Einladungslink oder QR-Code erstellen. Hinterher siehst du, wie viele Menschen über welchen Weg zu dir gefunden haben.
Das macht künftige Planungen effizienter: Du investierst dort, wo es wirkt.
Nichts – du musst nichts tun. Nach Ablauf der Veranstaltung verliert jeder QR-Code automatisch seine Gültigkeit. Wer ihn dann noch scannt, landet auf einer freundlichen Hinweisseite.
Hast du QR-Codes auf Papier gedruckt, empfehlen wir aus Umweltgründen, die Ausdrucke wieder einzusammeln.
Die angelegten Aufgaben bleiben erhalten. Die Einsätze der Freiwilligen in ihren gewählten Zeitfenstern werden jedoch zurückgesetzt – wer am ursprünglichen Datum Zeit hatte, hat das am neuen Datum nicht zwingend auch.
Heldenarbeit benachrichtigt alle eingetragenen Freiwilligen automatisch über die Änderung und lädt sie ein, sich für das neue Datum erneut einzutragen. Eine Verschiebung ist ärgerlich genug – der Aufwand danach soll es nicht sein.
Datenschutz ist kein Kleingedrucktes bei Heldenarbeit – er ist Teil des Konzepts. Freiwillige treten per Link oder QR-Code bei, ohne ein Konto erstellen zu müssen. Es werden nur die Informationen erfasst, die für die Koordination wirklich nötig sind.
Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und nach Ende der Veranstaltung gemäß DSGVO gelöscht. Als Organisation erhältst du nur Zugriff auf die Informationen, die für deine Planung erforderlich sind.
Ja. Der Tarif Heldenstart hat keine Grundgebühr und keine monatliche Bindung – du zahlst nur für tatsächliche Einsätze. Das ist ideal, um die Plattform in der Praxis kennenzulernen, bevor du dich für einen größeren Tarif entscheidest.
Alternativ bieten wir eine persönliche Demo an, in der wir deine konkrete Veranstaltung gemeinsam aufsetzen. Schreib uns einfach.
ESG steht für Environmental (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (Unternehmensführung) – ein Rahmenwerk, nach dem Unternehmen heute von Investoren, Partnern und der Öffentlichkeit bewertet werden. Für Heldenarbeit ist das „S" besonders relevant: der messbare soziale Beitrag.
Unternehmen, die Mitarbeitende für Freiwilligentage mobilisieren, lokale Vereine unterstützen oder gemeinnützige Veranstaltungen ermöglichen, leisten gesellschaftliche Verantwortung – und können das mit Heldenarbeit auch dokumentieren.
Konkret unterstützt Heldenarbeit auf zwei Ebenen:
Koordination: Mitarbeitende werden per Link oder QR-Code einfach zu Aufgaben eingeladen und tragen sich selbst in Zeitfenster ein – ohne bürokratischen Aufwand für HR oder Eventmanagement.
Dokumentation: Einsatzstunden, Einsatzbereiche und die Zahl der Freiwilligen werden transparent erfasst. Das liefert eine belastbare Grundlage für ESG-Reports, CSR-Berichte oder Nachhaltigkeitskommunikation.
Ab dem Tarif Heldenwirkung erhältst du einen ESG-Bericht; im Tarif Heldenreich bieten wir individuelle Reporting-Funktionen an, die sich direkt in bestehende ESG-Berichterstattung integrieren lassen. Sprich uns an.
Nein. Kein Konto, kein Passwort, keine App. Du folgst dem Link oder scannst den QR-Code, den die Organisation mit dir geteilt hat – und trägst dich direkt für die Aufgabe ein, die dir zusagt.
Deine Daten werden nur für diese Veranstaltung verwendet und danach gelöscht.
Jede Aufgabe ist so beschrieben, dass du vorab weißt, was auf dich zukommt – Tätigkeit, Zeitaufwand, Anforderungen. Du wählst nur, was sich für dich richtig anfühlt. Nichts ist verpflichtend, niemand erwartet, dass du alles kannst.
Wer hilft, weil er will – und weiß, womit – hilft auch gut.
Ja. Über deinen persönlichen Link kannst du dich jederzeit wieder austragen. Der Platz wird dann wieder freigegeben, und die Organisation wird automatisch benachrichtigt.
Je früher, desto besser – damit jemand anderes einspringen kann.
Du wählst selbst, wann und wo du hilfst. Wenn du weißt, dass eine bestimmte Person zu einer bestimmten Zeit vor Ort ist – such dir einfach ein anderes Zeitfenster oder eine andere Aufgabe. Diese Freiheit gehört zum Konzept.
Falls es am Tag selbst zu einer unangenehmen Situation kommt: Wende dich direkt an die Veranstaltungsleitung. Die Verantwortung für das Miteinander vor Ort liegt bei der Organisation.
Heldenarbeit ist eine Koordinationsplattform – die Versicherungsfrage liegt bei der Organisation. Frag sie vor deinem Einsatz: Haftpflicht, Unfall, Wegeunfall – was gilt hier für mich?
Gut zu wissen: Viele gemeinnützige Vereine und Organisationen in Deutschland sind über eine Ehrenamtsversicherung ihres Bundeslands oder Dachverbands abgesichert. In einigen Bundesländern greift diese automatisch, sobald du für eine gemeinnützige Organisation tätig bist.
Nein. Heldenarbeit ist ausschließlich für echtes Ehrenamt – das bedeutet: keine Vergütung, keine Aufwandspauschale, kein Arbeitsentgelt. Helfen, weil man es will, nicht weil man muss oder bezahlt wird.
Was Organisationen gern tun dürfen: Freiwillige mit T-Shirts, Mützen oder kleinen Aufmerksamkeiten ausstatten. Das wird in der Aufgabenbeschreibung vorab erwähnt.
Du wirst direkt über die Plattform informiert – du musst nicht selbst nachfragen. Wir empfehlen Organisationen ausdrücklich, früh zu kommunizieren, damit du planen kannst.
Persönlich – das geht immer. Und Heldenarbeit macht es einfach, jemanden mitzubringen.
Du kannst eine weitere Person anlegen und sie unter ihrem eigenen Namen in Zeitfenster eintragen – du übernimmst die Information. Keine E-Mail-Adresse nötig, keine Hürde für die andere Person.
So können Menschen, die gemeinsam helfen möchten, sich auch gemeinsam eintragen – egal ob beide digital unterwegs sind oder nicht.
Wir freuen uns auf ein kurzes Gespräch – unverbindlich und auf Augenhöhe.
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